Privacyverklaring

RGA is een groep bedrijven die wereldwijd actief zijn en zich voornamelijk richten op levens- en gezondheidsgerelateerde herverzekeringsoplossingen, zoals herverzekering van levensverzekeringen, herverzekering van levensverzekeringen bij leven, groepsherverzekering en herverzekering van zorgverzekeringen.

Het hoofdkantoor van Reinsurance Group of America, Inc. is gevestigd in St. Louis, Missouri, Verenigde Staten.

RGA International Reinsurance Company dac gevestigd in Dublin, Ierland is onze vertegenwoordiger in de Europese Economische Ruimte (‘EER’).

Andere entiteiten van de RGA-groep exploiteren en bieden producten en diensten over de hele wereld. Een volledige lijst van alle entiteiten van RGA is beschikbaar op http://www.rgare.com/global-directory.

Reinsurance Group of America, Incorporated is de verwerkingsverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken. Andere entiteiten van RGA kunnen ook verwerkingsverantwoordelijken zijn met betrekking tot uw persoonsgegevens, afhankelijk van hun betrokkenheid bij aandeelhoudersgerelateerde zaken.

Deze privacyverklaring is ontworpen om te voldoen aan relevante wetten in landen waar entiteiten van RGA actief zijn.

RGA behandelt persoonsgegevens in overeenstemming met toepasselijke lokale privacywetten op de plaats waar de persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Als de toepasselijke wetgeving voorziet in een lager niveau van bescherming van persoonsgegevens dan is vastgesteld in deze privacyverklaring, dan heeft deze privacyverklaring voorrang.

Persoonsgegevens staat voor informatie of combinaties van stukjes informatie die een persoon redelijkerwijs kunnen identificeren.

We verkrijgen uw persoonsgegevens uit de volgende bronnen:

• Rechtstreeks van u
• Via ons agentschap, effectenmakelaar of beheerder van aandelenplannen
• Van onze registrator, Computershare

Wij verwerken de volgende soorten persoonsgegevens van u:

• Persoonlijke gegevens: uw naam
• Contactinformatie: uw adres, telefoonnummers en e-mailadres
• Aandeelhoudersgegevens: aantal en details van gehouden aandelen, aankopen en verkopen van aandelen, dividendrechten en betalingen, uw stemmen
• Stem en/of beeld opgenomen tijdens aandeelhoudersvergaderingen
• Correspondentie-informatie: uw vragen, klachten en andere communicatie met u

We verzamelen of verwerken geen speciale categorieën van persoonsgegevens (soms aangeduid als ‘gevoelige persoonsgegevens’) van onze aandeelhouders.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens (met de ondersteuning van onze registrator, Computershare):

• •om uw aandelenbelang in RGA te beheren en ons aandeelhoudersregister up-to-date te houden
• •om ervoor te zorgen dat verdachte fraudegerelateerde activiteiten worden voorkomen en gedetecteerd
• •om u in staat te stellen uw rechten als aandeelhouder uit te oefenen
• •om dividendbetalingen te doen
• •om contact met u op te nemen met aandeelhoudersgerelateerde informatie, waaronder onze aandeelhoudersnieuwsbrief en belangrijke informatie over dividenduitkeringen, aandeelhoudersresoluties, rapporten en vergaderingen, waaronder details van onze jaarvergaderingen
• •om aandeelhoudersvergaderingen te beheren en te faciliteren
• •om te reageren op uw vragen
• •om informatie te verstrekken aan Computershare, onze registrator, zodat deze uw aandelenbezit namens ons kan beheren
• •om te voldoen aan onze rapportageverplichtingen naar toezichthouders, belastingfunctionarissen en wetshandhaving

We maken geen gebruik van profilering of geautomatiseerde besluitvorming voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven.

We zetten ons in om uw persoonsgegevens eerlijk en rechtmatig te verwerken, en alleen voor zover nodig om de hierboven vermelde doeleinden te bereiken.

We moeten een rechtsgrond hebben om uw persoonsgegevens te verwerken. In de meeste gevallen is ons vermogen om uw persoonsgegevens te verkrijgen en te verwerken gebaseerd op de volgende rechtsgronden:

• Verwerking is noodzakelijk om ons contract met u als aandeelhouder na te komen, in het bijzonder wanneer we uw aandeelhoudersrechten beheren en dividenden uitkeren; en

Afhankelijk van relevante omstandigheden, kunnen we uw persoonsgegevens met de volgende partijen delen:

• computershare, onze registrator, die ons aandelenregister beheert;
• andere leden van de RGA-groep van entiteiten indien nodig om onze activiteiten uit te voeren;
• advocaten en professionele dienstverlenende bedrijven die ons juridische ondersteuning bieden met betrekking tot onze diensten, geschillen of preventie en opsporing van fraude;
• dienstverleners die helpen bij het bedienen van onze IT- en backoffice-systemen;
• ·onze regelgevers of overheidsinstanties die reguleren hoe we werken waarbij we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens te delen.

In aanvulling op het bovenstaande kunnen we uw persoonsgegevens delen:

• als de wet openbaarmaking vereist of toestaat, of als er een plicht is voor het publiek om uw persoonsgegevens te delen of openbaar te maken, bijv. met het oog op het verifiëren van aandelenbezit of het contact opnemen met aandeelhouders over zaken met betrekking tot het bedrijf, zijn aandelenbezit of een gerelateerde uitoefening van rechten;
• met een derde partij op uw verzoek of met uw toestemming;
• met een persoon of bedrijf aan wie wij voorstellen om onze verplichtingen en rechten met betrekking tot de administratie van ons aandelenregister over te dragen; en
• met een andere persoon die toegang tot of ontvangst van uw persoonsgegevens vereist in verband met of als gevolg van een overeenkomst die we mogelijk hebben met of met betrekking tot u, of onze regelingen met u.

U hebt bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, afhankelijk van de lokale wetgeving en omstandigheden met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Uw hebt onder andere het recht om:

• toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en details met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens;
• de gegevens te rectificeren die we over u hebben;
• uw persoonsgegevens te wissen;
• ons gebruik van uw persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen ons gebruik van uw persoonsgegevens;
• uw persoonsgegevens te ontvangen in een bruikbare elektronische opmaak en deze over te dragen aan een derde partij (recht op overdraagbaarheid gegevens); en
• een klacht in te dienen bij uw plaatselijke autoriteit gegevensbescherming.

Om uw rechten te bespreken of uit te oefenen, kunt u ons direct benaderen via ons online contactformulier, of via de contactgegevens in het gedeelte ‘Contact opnemen’ hieronder.

We doen er alles aan om met u samen te werken om een eerlijke oplossing te vinden voor elk verzoek, klacht of bezorgdheid over privacy. Als u echter van mening bent dat we niet hebben kunnen helpen met uw verzoek, klacht of zorg, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit (d.w.z. de toezichthoudende autoriteit in het rechtsgebied waar u woont of werkt) of de toezichthoudende autoriteit van het rechtsgebied waar u denkt dat er een schending van de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft plaatsgevonden. Contactgegevens van toezichthoudende autoriteiten zijn beschikbaar via de volgende link: https://www.rgare.com/privacy-policy/english/supervisory-authorities-contacts

We implementeren technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te garanderen dat geschikt is voor de risico’s van de persoonsgegevens die we verwerken. Deze maatregelen zijn gericht op het waarborgen van de voortdurende beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van Persoonsgegevens. We evalueren deze maatregelen regelmatig om de veiligheid van de verwerking te waarborgen.

We bewaren uw persoonsgegevens slechts zolang als redelijkerwijs nodig is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden uiteengezet.

Meer specifiek, in overeenstemming met ons gegevensbewaarschema, bewaren we uw persoonsgegevens zolang u aandeelhouder van RGA bent. Als u niet langer aandelen van RGA bezit, wordt uw informatie gedurende een periode van 7 jaar na de laatste update van uw gegevens in het aandeelhoudersregister bewaard, of zolang als nodig is om openstaande zaken met betrekking tot uw aandelenbezit op te lossen of om te voldoen aan wettelijke-, regelgevende, fiscale of boekhoudkundige vereisten.

Neem contact met ons op via de gegevens in het gedeelte ‘Contact opnemen’ hieronder als u meer wilt weten over het bewaren van uw persoonsgegevens.

We vernietigen persoonsgegevens op een veilige manier wanneer de bewaartermijn is verstreken.

Omdat we als een wereldwijd bedrijf opereren, kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen, opgeslagen en verwerkt door entiteiten van RGA in andere landen, waaronder landen die niet worden beschouwd als landen die een adequaat niveau van bescherming van persoonsgegevens waarborgen onder de wetgeving van de Europese Unie of uw lokale wetgeving. Daarom heeft RGA Bindende bedrijfsregels (‘BCRs’) aangenomen om ons in staat te stellen internationale overdrachten van uw persoonsgegevens uit te voeren binnen onze groep van bedrijven in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming van de Europese Unie en andere relevante landen. Samenvattingen van onze BCR's zijn beschikbaar op https://www.rgare.com/about-rga/binding-corporate-rules/

Als we uw persoonsgegevens moeten overdragen aan dienstverleners of andere partijen die zich buiten de EER of andere relevante landen bevinden, zullen we ervoor zorgen dat er voldoende waarborgen zijn voor die partijen. Doorgaans stellen we contractuele verplichtingen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten vast om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens adequaat worden beschermd. Neem voor meer informatie over de juiste veiligheidsmaatregelen contact met ons op via de gegevens in het gedeelte ‘Contact opnemen’ hieronder.

Als u vragen of zorgen hebt over deze privacyverklaring of de manier waarop uw persoonsgegevens zijn gebruikt, stuur ons dan een e-mail via privacy@rgare.com of bel of schrijf ons.

Voor alle andere postadressen, zie rgare.com

Als u een recht van een betrokkene wilt uitoefenen, kunt u ons online contactformulier gebruiken.

De functionaris voor gegevensbescherming van RGA voor de EMEA-regio is Dean Scotson.

Mocht u vragen of bezorgdheden hebben voor onze FGB met betrekking tot de manier waarop uw persoonsgegevens zijn gebruikt, neem dan contact met hem op via e-mail op dpo@rgare.com.

U kunt een exemplaar van deze privacyverklaring bij ons aanvragen met gebruikmaking van de hierboven genoemde contactgegevens. We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken. Als we een belangrijke wijziging aanbrengen in deze privacyverklaring, zullen we hierover een kennisgeving plaatsen op onze website en kunnen we de verzekeringsmaatschappijen waarmee we samenwerken vragen om u namens ons op de hoogte te stellen.